来源：www.daxuelw.org 发布时间：2016-12-12
2015 年8 月，国务院印发《促进大数据发展行动纲要》(以下简称《刚要》)，《纲要》中指出：推动大数据在工业研发设计、生产制造、经营管理、市场营销、售后服务等产品全周期、产业链全流程各环节的应用，分析感知用户需求，提升产品附加价值，打造智能工场。电子邮件作为企业大数据的重要组成部分，已成为企业内部交流以及企业与外部(包括客户和商业伙伴)信息往来的最主要的方式之一，这些电子邮件包含了大量企业知识产权信息和企业运营信息，具有重要的情报价值和凭证价值。随着企业电子邮件数据量的逐年递增，如何系统、完整、准确、高效地对电子邮件进行归档并长期保存、快捷检索利用是当前企业档案信息化工作面临的一个重要课题。
一、企业电子邮件归档工作的必要性和紧迫性
1.电子邮件归档可提高员工的工作效率
在电子邮件进行归档前，电子邮件主要存放于企业邮箱和员工的个人邮箱中。在同一个邮箱中，不同研发项目的相关邮件、各个型号的产品相关邮件、经营管理邮件、各类通知，甚至是个人的私人邮件都按时间顺序混存；而对于同一型号产品，相关电子邮件可能存在于经营部门、研发部门、物资准备部门、生产制造部门、质量控制部门及售后服务部门等产品生命周期涉及的各个部门。对于近期的电子邮件，尚可靠人工记忆的时间点去查找检索，对于时间较久远的电子邮件，查找工作如同大海捞针，丢失电子邮件或无法及时查询所需电子邮件信息的状况时有发生。归档后的电子邮件可按照企业档案分类和产品项目方便快捷地查找，大大提高了企业员工的工作效率。
2.电子邮件归档可保障档案信息的系统性和完整性
在电子邮件进行归档前，企业重要的电子邮件是由人工方式将其保存为电子文件或纸质文件形式归档的，这种归档模式造成了电子邮件附属信息及系统环境的缺失，电子邮件对应的唯一用户的关联性，电子邮件在生成、传输、接收存储、检索等过程中，由电子邮件服务商在服务器自动详细记载的相关信息等都无法系统、完整地在电子文件或纸质文件中保存。利用电子邮件归档系统进行实时、规范的归档可保障归档后电子邮件信息的系统性和完整性。
3.电子邮件归档可保障企业信息的安全
归档前，电子邮件分存于不同的邮箱，由邮箱管理人员自行管理，虽然通过防火墙、杀毒软件等进行了安全防护，但是存在电子邮件误操作删除，离职离岗员工在工作交接过程中发生电子邮件丢失，电子设备故障导致的重要数据的丢失或损坏，病毒攻击、黑客入侵等各种安全隐患。在电子邮件归档后，电子邮件归档系统对归档的电子邮件进行统一的存储管理，可保证其安全性。
4.电子邮件归档是企业合法运营的要求
虽然国内对电子邮件归档暂时还没有强制性要求，但在美国，在萨班斯－ 奥克利法案(theSarbanes-Oxley Act)中明确规定：上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。另外，上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少7 年时间，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通讯至少要保留7 年。在国内，企业经济纠纷审判中也已经开始利用电子邮件作为证据，电子邮件归档符合企业法规遵从原则，归档的电子邮件将为企业合法运营提供有利的证据支持。
二、企业电子邮件归档工作的实施建议
企业电子邮件归档需对电子邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保存并允许实时搜索和访问，是对电子邮件全生命周期的管理，实施中涉及电子邮件的产生及接收者、企业信息化人员、档案人员及企业的软硬件资源，建议实施中做好如下工作：
电子邮件归档
1.确定企业电子邮件归档范围和保管期限
对于电子邮件的归档范围和保管期限，国家目前尚没有统一的规定，尽管国家档案局在2005 年发布的《公务电子邮件归档与管理规则》中指出，国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准，但电子邮件并没有纳入国家档案局在2013 年开始执行的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中，所以企业需对照本企业的业务流程，进行细致的调研分析，结合企业文件材料归档范围，确定适合企业具体情况的电子邮件归档范围和保管期限。
2.建立企业电子邮件归档制度和策略
由于企业中的电子邮件分散产生于企业不同部门的员工客户端，电子邮件的归档只能由接收和发送电子邮件的员工来负责，同时电子邮件的真实性、完整性和安全性等问题，以及所需的存储空间，则需要企业内信息管理人员和档案人员来负责。电子邮件归档工作是一个系统性工作，需制定制度，明确在电子邮件产生、识别、鉴定、完整保存、安全处置等电子邮件全生命周期中各相关人员职责，规范对电子邮件的著录和归档；同时还应制定相应的电子邮件归档策略来保证电子邮件传输、存储过程的真实性、完整性、安全性以及检索利用过程的方便性、快捷性、安全性。
3.建立企业电子邮件归档系统
由于在电子邮件归档过程中，需确保电子邮件的系统、完整性，并应尽量自动捕获和存储电子邮件包括文件编号、文件主题、载体类型、格式、发文日期、收文日期、责任者、作者、发件人、收件人等项目的元数据，所以仅靠现有的电子邮件服务商提供的免费服务功能是不能达到归档要求的，企业应建立一套安全高效的电子邮件归档系统对电子邮件进行统一捕获、集中保管，该系统应具有以下技术特点：
(1)可保证电子邮件数据的完整性；(2)实现电子邮件归档的实时性；(3)提供数据安全性保证；(4)便捷地进行数据恢复；(5)具有全程数据不可篡改性；(6)支持全过程可审计；(7)具备系统的存储及后续的开发能力。
随着互联网技术的不断发展和工业4.0 的应用，企业中的电子邮件所包含的数据量和信息量日趋增多，电子邮件归档工作将成为企业档案信息化人员的一项非常重要的工作，建立一套安全高效并符合企业实际情况的电子邮件归档系统，可有效地保护企业的利益，为企业的健康发展保驾护航。
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